UETDS bildirimi nasıl yapılır? Sefer ve yolcu listesi adım adım

UETDS bildirimi, bir seferin araç, şoför ve yolcu bilgileriyle Bakanlığın U-ETDS sistemine gönderilmesidir. Sefer, başlangıç saatinden en geç 1 saat önce bildirilir. Bildirim kabul edilince Bakanlık bir sefer referans numarası verir; gelmeyen ya da yolda inen yolcular sonradan, 30 dakika içinde eklenir.

Aşağıdaki adımlar hem elle girişte hem bir yazılımla aynıdır; yazılım yalnızca yazma ve gönderme işini sizin yerinize yapar.

Başlamadan önce

• Aracın plakası yetki belgenize kayıtlı olmalı. Bakanlık, taşıt belgenizde kayıtlı olmayan bir plakayla yapılan bildirimi kabul etmez. Yeni aldığınız ya da sözleşmeyle çalıştırdığınız bir aracı önce belgeye ekletin.
• Şoför belli olmalı. Şoför bilgisi bildirim süresi dolmadan girilir ve sonradan kolayca değiştirilemez.
• Yolcu listesi elinizde olmalı. Taşıma sözleşmesindeki yolcu listesi, bildirimin de yolcu listesidir.
• Bir yazılımla çalışıyorsanız web servis bilgileriniz tanımlı olmalı. Henüz değilse önce IP tanımlama ve web servis kullanıcı adı ve şifresi rehberlerine bakın.

Adım adım sefer bildirimi

1. Seferi oluşturun

Seferin nereden başlayıp nerede biteceğini, tarihini ve saatini girin. Süre aracın kalkış saatinden geriye sayılır: en geç 1 saat önce bildirilmiş olmalı. Havalimanı çıkışlı seferler için yönetmelikteki 2 saat hükmünün yürütmesi Danıştay kararıyla durduruldu; dava sürdüğü için bu seferleri mümkünse 2 saat önce bildirin. Ayrıntısı havalimanı transferi rehberinde.

2. Aracı seçin

Plakayı girin ya da listeden seçin. Plaka hatalıysa ya da yetki belgenizde kayıtlı değilse Bakanlık bildirimi kabul etmez ve plakanın belgeye kayıtlı olmadığını bildiren bir hata döner.

3. Şoförü ve personeli ekleyin

Taşıtta görevli şoförü ve varsa diğer personeli ekleyin. Yönetmelik şoförün araca nereden bineceğinin de belirtilmesini ister. Aynı şoförü, fiilen çalıştığı saatlerde başka bir sefere yazmayın; bu da ayrı bir ihlaldir.

4. Yolcuları ekleyin

Her yolcu için:

• Türk vatandaşı: T.C. kimlik numarası, ad ve soyad.
• Yabancı: uyruk, pasaport numarası ya da varsa yabancı kimlik numarası, ad ve soyad.

Kalabalık bir grupta en çok vakit bu adımda gider. Yazılımların çoğu listeyi Excel’den alır; bazıları bir fotoğraftan ya da PDF’ten de okur. Hangi yolu kullanırsanız kullanın, göndermeden önce kimlik numaralarına bir kez bakın: her eksik ya da yanlış bilgi, sefer başına ayrı ayrı uyarma sebebidir (UETDS cezaları).

5. Bildirin ve referans numarasını saklayın

Bildirim kabul edildiğinde Bakanlık bir sefer referans numarası verir. Bu numara bildirimin yapıldığının kanıtıdır. Yönetmeliğe göre denetimde bildirimin yapıldığı teyit edilirse taşıttan taşıma sözleşmesi istenmez.

Sefer sırasında değişiklikler

• Gelmeyen ya da yolda inen yolcu: durumun olduğu saatten en geç 30 dakika sonrasına kadar bildirilir. Yolcunun bildirdiği varış noktasından önce inmesi de bu kapsamdadır.
• Şoför değişikliği: mücbir sebep dışında yapılmaz. Planlamayı bildirimden önce bitirin.
• Sefer hiç yapılmayacaksa: bildirimi iptal edin. Yapılmayan bir seferin kayıtta “yapıldı” görünmesi, sonradan açıklaması zor bir durumdur.

Sık yapılan hatalar

Son dakikaya bırakmak. Bakanlığın sistemi zaman zaman “sistem hatası” yanıtı verir. Bu genellikle geçicidir ve birkaç dakika sonra tekrar denendiğinde geçer, ama süre dolmak üzereyken yaşanırsa seferi geç bildirmiş olursunuz. Bildirimi sefer belli olur olmaz yapın.

Yetki belgesine kayıtlı olmayan araç. Yedek araçla ya da başka bir firmanın aracıyla çıkılan seferlerde bildirim reddedilir. Aracı önceden belgeye ekletin.

Kimlik numarasında tek hane hatası. Elle yazılan listelerde en sık görülen hatadır ve her biri ayrı uyarmadır. Listeyi kaynağından kopyalamak ya da bir belgeden okutmak, yeniden yazmaktan güvenlidir.

Süreyi uçuş saatine göre hesaplamak. Bildirim süresi uçağın değil, aracın kalkış saatine göre işler. Uçuş gecikir ve aracın kalkış saati değişirse bildirimdeki saati de güncelleyin.

Yanlış kullanıcı adıyla bağlantı. Yazılım bağlanamıyorsa çoğunlukla sebep, tutanaktaki test kullanıcı adının (999999) girilmiş olmasıdır. Ayrıntısı web servis kullanıcı adı ve şifresi rehberinde.

Bakanlığın sık verdiği hata mesajları ve çözümleri: UETDS hata mesajları.